Nguyên tắc 80/20 là gì? Áp dụng như thế nào cho hiệu quả
Nguyên tắc 80/20 thường được áp dụng trong quản lý công việc, kinh doanh. Bởi vậy mà nó còn khá mới với nhiều người. Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc này trong kinh doanh, quản lý thời gian, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của jo-78.com chúng tôi nhé.
I. Nguyên tắc 80/20 là gì?
Nguyên lý 80/20 được phát hiện bởi nhà kinh tế học người Ý
Nguyên tắc 80/20 (hay nguyên tắc Pareto) được phát hiện bởi nhà kinh tế, xã hội học người Italia Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, có thể nói mối quan hệ giữa đầu vào với đầu ra là không bình đẳng.
Nguyên tắc được hình thành dựa và mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số. Theo những gì mà nhà kinh tế học Vilfredo Pareto quan sát được, 80% đất đai ở Italia thuộc sở hữu của 20% dân số.
Không những vậy, ông còn thấy nguyên tắc này đúng hầu hết trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Chẳng hạn như 80% người sử dụng các phương tiện giao thông gây ra 20% vụ tai nạn; 80% lợi tức của doanh nghiệp được tạo bởi 20% khách hàng…
Do đó nguyên tắc Pareto được áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống như sản xuất, quản lý nguồn lực, quản lý thời gian…
II. Lý do nên áp dụng quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 có vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tập trung vào 20% yếu tố quan trọng. Nhờ đó mà các doanh nghiệp sẽ có được sự bứt phá thay vì cứ dàn trải ở 80% mà không thu lại thành quả nhiều. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ nên tập trung vào 80% công việc quan trọng mà cần phải hoàn thiện các công việc khác để tổng thể được hoàn chỉnh nhất.
Nguyên lý 80/20 giúp bạn xác định được vấn đề quan trọng cần tập trung phát triển
Nếu nguyên tắc 80/20 được áp dụng vào doanh nghiệp, bạn có thể phân bổ nguồn lực, thời gian một cách tối ưu nhất.
Nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn xác định được những hành động lãng phí cần nhiều thời gian. Vì thế, bạn có thể bỏ chúng khỏi lịch trình, sử dụng thời gian cho những hoạt động quan trọng hơn.
Theo nguyên tắc này, một trong những cách tốt nhất để tăng năng suất công việc là tìm ra và loại bỏ những hoạt động không hiệu quả trong lịch trình, nên ưu tiên những hoạt động hiệu quả nhất.
Để tìm ra những gì cần ưu tiên trước, bạn hãy lập danh sách tất cả những hoạt động mà bạn cần phải giải quyết trong ngày hôm đó. Tiếp đến là sắp xếp chúng theo thứ tự hoặc giá trị quan trọng.
Sau đó, bạn sẽ dành phần lớn sự nỗ lực để giải quyết những hoạt động quan trọng đứng đầu danh sách. Với cách này, ngay cả khi bạn không hoàn thành mọi thứ đề ra trong danh sách thì bạn vẫn cảm thấy hiệu quả do đã hoàn thành tốt nhiệm vụ quan trọng nhất.
III. Những bước để áp dụng quy tắc 80/20
Nguyên tắc này được áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống
Các bước phân tích cơ bản của nguyên tắc 80/20 gồm:
- Xác định vấn đề
- Liệt kê những nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó.
- Chấm điểm các nguyên nhân đó bằng một con số ấn định.
- Sắp xếp các nguyên nhân thành nhóm như nhóm lỗi hệ thống, nhóm dịch vụ khách hàng…
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch giải quyết những nguyên nhân có điểm cao hơn trước.
IV. Mẹo áp dụng nguyên tắc Pareto hiệu quả
Để áp dụng thành công nguyên tắc 80/20, bạn hãy tham khảo một số mẹo sau:
1. Quản lý thời gian
Trong quản lý thời gian, bạn hãy áp dụng quy tắc 80/20 bằng cách giải quyết 20% công việc quan trọng nhất để bản thân không bị phân tâm bởi 80% công việc có thể hoãn lại.
Trong quá trình làm việc, bạn nên dành nhiều thời gian cho những công việc quan trọng nhất.
2. Trong kinh doanh
Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh được hiểu là bạn cần phải nỗ lực tập trung vào 20% hiệu quả cao nhất thay vì 80% những thứ không mang lại kết quả rõ ràng. Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng này, bạn hãy tham khảo qua các ví dụ sau:
- 20% khách hàng mang lại 80% giá trị lợi nhuận cho các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là người quản lý cần phải xem xét nhóm khách hàng này. Bạn cần phải tách riêng 20% khách hàng đó, tập trung nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện những chính sách đãi ngộ nhóm khách hàng đó nhằm mang lại giá trị lợi nhuận cao.
- 20% nhà đầu tư cần phải nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của doanh nghiệp thay vì cố gắng mở rộng mạng lưới nhưng chỉ mang về các khoản vốn, nguồn đầu tư nhỏ lẻ.
- 80% khiếu nại từ khách hàng đều đến từ 20% những khiếm khuyết nhất định của sản phẩm, dịch vụ. Do đó, bạn cần phải sửa những khiếm khuyết này ngay lập tức để mang lại lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp.
- 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả của doanh nghiệp nên cần quan tâm đến việc khen thưởng, công nhận thành tích cho những nhân viên ưu tú. Điều này sẽ tạo động lực để nhân viên làm việc hơn.
Áp dụng nguyên tắc đúng cách sẽ mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh
- 80% chi phí lưu kho đều đến từ 20% khách hàng. Bởi vậy, nếu bạn tìm ra được nguyên nhân của vấn đề thì có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do mà bạn cần phân tách các nhóm hàng hóa riêng biệt với nhau. Mỗi nhóm hàng hóa sẽ cần cách quản lý khác nhau để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả.
- Trong cùng 1 sản phẩm, dịch vụ trên thị trường thì 20% tính năng quan trọng sẽ nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm đó. Nhờ đó, các bộ phận sản xuất, đội ngũ kinh doanh và marketing cần phải tập trung giới thiệu nhóm 20% đến với khách hàng.
3. Nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống
Bên cạnh việc quản lý thời gian, quy tắc 80/20 còn giúp bạn sàng lọc các mối quan hệ trong xã hội. Sẽ có lúc bạn nhận ra chỉ có 20% mối quan hệ thân thiết mang lại 80% sự hạnh phúc, niềm vui trong tất cả các mối quan hệ của mình.
Vậy nên, bạn hãy dành 80% thời gian của mình để ở bên những người thân yêu, gia đình, bạn bè và nên trân trọng từng khoảnh khắc quý giá đó. Điều này sẽ giúp bạn hạnh phúc hơn và không phải nuối tiếc khi nhìn lại.
4. Quy tắc 80/20 trong an ninh mạng
Các kỹ thuật viên an ninh mạng có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 để xác định 80% rủi ro xuất phát từ 20% biện pháp bảo mật. Điều này cho phép bạn chỉ được củng cố một số lượng nhỏ những biện pháp bảo mật cần thiết trong khi vẫn phải bảo vệ mạng khỏi các mối đe dọa lớn.
V. Kết luận
Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về nguyên tắc 80/20, qua đó áp dụng thành công để đạt hiệu quả hơn trong công việc, cuộc sống. Hãy tiếp tục theo dõi chuyên mục Kinh doanh để có thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé.